1. Rimborsi spese amministratore: cosa sono?

Quando un amministratore effettua degli incarichi relativi alla gestione della società può chiedere un rimborso delle spese sostenute.
Inoltre, l’amministratore può aver diritto ad un “rimborso spese amministratore” indipendentemente dal fatto che percepisca un compenso per il suo operato.
Rientrano in questo ambito i rimborsi spese forfettari ovvero “l’indennità di trasferta” giornaliera (o diaria) che è un’indennità riconosciuta quando l’amministratore va a svolgere la sua attività, per esigenze della società in un luogo diverso dalla sede di lavoro abituale ovvero dalla sua residenza .
Vi rientrano inoltre i “rimborsi km” per l’utilizzo dell’auto privata da parte dell’amministratore che si muove per conto della società ed il rimborsi a piè di lista per le altre spese effettivamente sostenute.
L’amministratore per ricevere tali rimborsi deve preparare una nota spese nella quale indica e documenta le spese sostenute, fornendo tutti i giustificativi necessari per il rimborso, ovvero scontrini, ricevute, biglietti autostradali, altre spese di trasporto quali treni, aerei e varie, ed il totale dei km percorsi sulla base delle indicazioni fornite dalle tabelle ACI, attraverso le quali si calcola, indicando la marca dell’auto utilizzata, l’importo a chilometro.

2. Il rimborso spese amministratore: il modello analitico

Il rimborso spese analitico per l’amministratore è legato alla certificazione analitica delle diverse spese anticipate personalmente nell’espletamento dell’incarico societario. Affinché possa essere applicato il rimborso spese analitico è necessaria la conservazione e l’esibizione dei documenti giustificativi.
Ai fini del corretto trattamento fiscale per la società del rimborso spese analitico viene solitamente compilata una nota spese per provvedere all’erogazione delle somme anticipate dall’amministratore nell’esercizio dell’attività di interesse per l’impresa.
Nel rimborso analitico (o a piè di lista) è molto importante la distinzione fra le diverse fonti di spesa. Infatti, quando si tratta di spese per vitto e alloggio, le imprese hanno la possibilità di dedurre integralmente tutti i costi documentati dall’amministratore, osservando tuttavia dei limiti.
Ai fini della deducibilità dei costi sostenuti per vitto e alloggio il TUIR stabilisce che:

• La deducibilità per la società è ammessa entro il 75% dell’importo, se la trasferta avviene all’interno del territorio comunale;
• È possibile dedurre fino a 180,76€, se la trasferta avviene in Italia;
• In caso di missione all’estero, la deducibilità del rimborso spese di trasferta è ammessa fino a 258,23€.

Diverso è il caso delle spese di trasporto. Infatti, se l’amministratore si sposta per raggiungere la sede dello “spostamento” utilizzando il proprio veicolo o il veicolo di un parente affidato a lui anche attraverso un contratto di comodato d’uso , l’ammontare del rimborso potrà essere formulato soltanto in forma chilometrica, attraverso il calcolo effettuabile mediante tabella ACI. In questo caso, peraltro, l’azienda può dedurre tutto l’importo nei limiti di quanto risultante dal predetto calcolo. Viceversa, se l’amministratore utilizza un biglietto aereo o ferroviario, il rimborso copre l’intero costo sostenuto purché sia documentata.
Le somme ricevute a titolo di rimborso non contribuiscono alla formazione del reddito dell’amministratore. Questo, a meno che lo spostamento non sia avvenuto all’interno del territorio comunale: in questo caso, infatti, le somme ricevute a titolo di rimborso concorrono alla formazione del reddito sono perciò tassate.

3. Il rimborso spese amministratore: il metodo forfettario

Il rimborso spese effettuato seguendo il regime forfettario è molto diverso dal sistema analitico (o a piè di lista) e presenta alcuni vantaggi. In questo caso, infatti, si prevede che la società paghi una indennità giornaliera, sotto forma di indennità di trasferta, indipendentemente dalla durata della trasferta o dalle attività connesse.
L’indennità forfettaria di trasferta viene riconosciuta in caso di trasferta in un comune diverso da quello di residenza. Soltanto in questo caso e per motivi legati ad incarichi aziendali gli amministratori maturano il diritto all’indennità di trasferta.
Deve essere detto che nel caso degli amministratori soltanto in rari casi il contratto tra le parti indica in modo specifico il luogo di espletamento dell’incarico. Per questo si prende come riferimento il luogo di residenza dell’amministratore. Ne consegue che, in modo simile a quanto avviene per i dipendenti, le trasferte che possono dar luogo ad un rimborso spese in favore dell’amministratore sono soltanto quelle che richiedono il suo spostamento in un diverso comune. Viceversa, i rimborsi per incarichi nel medesimo territorio comunale, concorrono alla formazione del reddito del beneficiario.
In questo modo, l’amministratore non è tenuto – almeno per quanto riguarda vitto e alloggio– a compilare alcuna nota spese, né a rendicontare in modo analitico gli esborsi effettuati per eventuali spese sostenute, presentando i relativi giustificativi. Ciò si traduce in una notevole semplificazione, soprattutto nel rapporto di gestione del rimborso spese e scritture contabili della società.
In questo caso la sola misura forfettaria onnicomprensiva che riceve, ammonta ad un totale di 46,48 euro al giorno (elevate a 77,47 euro per le trasferte all’estero), sempre al netto delle spese di viaggio e di trasporto non tassate perciò che non concorrono alla formazione del reddito.

4. Il rimborso spese amministratore: il metodo misto

L’altra tipologia di indennità è il rimborso spese misto. Questa categoria prevede la combinazione del sistema a piè di lista e di quello forfettario, anche se – come specificato dall’Agenzia delle Entrate – non risultano applicabili i limiti di deducibilità previsti per il rimborso analitico.
Quando una parte delle spese viene rimborsata con metodo analitico e la restante parte risulta assorbita all’interno dell’indennità giornaliera di trasferta riproporzionata.
In dettaglio:

• Se si rimborsano in modo analitico le spese relative al solo vitto o al solo alloggio (mentre le altre si riconducono alla indennità di trasferta forfettaria), l’amministratore può dedurre i 2/3 dell’importo che sarebbe deducibile nel sistema forfettario integrale, e cioè:

o Fino a € 30,99 in caso di trasferta in Italia;
o Fino a € 51,65 in caso di trasferta all’estero;

• Se il rimborso a piè di lista riguarda sia le spese di vitto che di alloggio, l’indennità ulteriore diventa parte del reddito se supera un importo pari ad 1/3 di quello costituente il limite del regime forfettario, e quindi spese che superano i € 15,49 per trasferte in Italia e € 25,82 per trasferte internazionali.

Se l’amministratore percepisce, a titolo di rimborso spese per vitto e alloggio, un importo forfettario superiore a queste soglie di trasferta, viene considerata come parte del suo reddito. Ne deriverà l’obbligo di dichiarazione dei redditi in capo all’amministratore e la conseguente tassazione a titolo di base imponibile.
In modo del tutto indipendente, non tassate in capo all’amministratore, sono le spese di viaggio e trasporto rimborsate, riportate analiticamente nel “ piè di lista” o sotto forma di indennità chilometrica.
Se correttamente comprovate con ricevute o copie dei titoli di viaggio, le spese di trasporto o viaggio sono restituite all’amministratore dall’impresa. Quest’ultima può dedurle integralmente (a differenza dei costi per vitto e alloggio in regime di rimborso analitico).
In particolare, il rimborso spese chilometrico amministratore si definisce quando l’amministratore si sposta utilizzando il proprio veicolo oppure noleggiando un’automobile o utilizzandone una di qualche familiare. Viceversa, in caso di trasporto aereo o ferroviario, i relativi costi rientrano nel regime analitico.

5. Rimborso spese amministratore titolare di partita IVA

Finora ci siamo occupati della figura dell’amministratore inquadrato in modo assimilabile al dipendente della società. È però possibile che l’amministratore sia titolare di partita IVA, in questo caso, il regime dei rimborsi segue la disciplina stabilita per il rimborso spese professionisti.
Tutti i rimborsi erogati dalla società sono soggetti ad IVA e a ritenuta d’acconto se il regime lo prevede (in buona sostanza come succede per qualsiasi tipo di compenso professionale, l’amministratore fa la fattura ed indica la cifra del rimborso, più IVA e ritenuta).
Queste spese possono essere sostenute in due diversi modi:
– dall’amministratore e poi la società è tenuta al rimborso.
In questo caso le spese che siano di trasferta, vitto ed alloggio vanno inserite in fattura (come detto sopra) concorrendo alla formazione del reddito da lavoro autonomo. La deduzione varia in base a quanto viene riaddebito alla tua società. Ad esempio:

– se il calcolo viene fatto in maniera analitica, sono integralmente deducibili;
– se viene fatto invece in maniera forfettaria sono deducibili nel limite solo del 75% (il restante è a carico della società)

– direttamente dalla società.
Quando, invece, è la tua società a sostenere direttamente i costi, non deve essere fatta alcuna fattura da parte dell’amministratore, perché non costituiscono alcun compenso né reddito.
In questo caso, devi ricevere da parte dell’albergo, ad esempio, un giustificativo che attesti l’avvenuto alloggio dell’amministratore della tua società e, solo dopo, potrai portare in deduzione tale costo (abbassando così l’imponibile) in base alla normativa vigente per la categoria di reddito.
Le spese di vitto e alloggio (ristoranti e alberghi) sono deducibili:
– nel limite di euro 180,76 (giornaliere) per la trasferta fuori dal territorio comunale;
– nel limite di euro 258,23 (giornaliere) per la trasferta all’estero.
Completamente deducibile la spesa sostenuta per il viaggio (aerei o treni).

6. Rimborsi KM amministratore titolare di partita iva

Cosa ben diversa invece per i rimborsi chilometrici, i quali devono essere inseriti in fattura da parte dell’amministratore e, per la società, sono interamente deducibili.
Infine, se concedi al tuo amministratore professionista un’auto aziendale, tali proventi, anche se sono in natura, concorrono alla formazione del reddito da lavoro autonomo.
In questo caso, la tua società può dedurre:
– il costo dell’auto data in concessione nei limiti però del valore del compenso in natura erogato;
– qualora il valore sia più alto, la tua società deduce solo il 20% del valore massimo fiscalmente riconosciuto, pari a € 18.075,99.
Dunque, hai capito che, tra rimborsi e compensi, la società ha un vantaggio importante per abbattere il carico fiscale.

Elisa Turini 

Consulente del Lavoro

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