1. La Pec e il suo valore legale di raccomandata

La Pec – acronimo di Posta elettronica certificata – è uno strumento molto diffuso che consente di inviare un messaggio e-mail ad un altro indirizzo di posta elettronica certificata.

Vediamo le sue caratteristiche principali:

– ai sensi del DPR n.68 dell’11 febbraio 2005 i messaggi inviati da Pec ad un altro indirizzo Pec hanno lo stesso valore legale della classica raccomandata con ricevuta di ritorno;

– a differenza della raccomandata, è istantanea ed economica;

– la Pec non solo certifica la trasmissione e l’avvenuta consegna di un messaggio, ma ne garantisce anche l’integrità del contenuto rendendo lo strumento ancora più versatile e adatto a svariati utilizzi che vanno oltre la mera trasmissione di un messaggio o di un file. Ciò aiuta anche nei contenziosi perché quanto trasmesso arriva a destinazione integro. Per fare opposizione sarebbe necessario dimostrare in giudizio che quanto ricevuto è diverso da quello spedito anche se non ci sono tracce informatiche di alterazione (integrità e immodificabilità del documento informatico).

Dopo aver spedito il messaggio Pec sulla propria casella si ricevono una serie di ricevute elettroniche molto importanti e che devono essere conservate secondo la specifica normativa sulla conservazione dei documenti digitali. Tali ricevute attestano, con opponibilità ai terzi, la spedizione del messaggio di PEC e la sua consegna al destinatario. Nella fattispecie, si tratta di:

– ricevuta di accettazione: l’indirizzo Pec del destinatario è corretto ed attivo.

– ricevuta di avvenuta consegna: il messaggio è stato consegnato al destinatario.

Da ottobre, il Decreto Semplificazioni ha introdotto il regime sanzionatorio per imprese e professionisti che non hanno la PEC: le sanzioni arrivano fino a duemila euro. L’obiettivo è avviare il domicilio digitale.

2. Perché è importante controllarla?

La legge prevede l’obbligo di dotarsi di questo strumento solo per i professionisti iscritti in appositi albi o collegi, le società, le nuove partite iva, le ditte individuali e gli artigiani ed infine le pubbliche amministrazioni. Ciononostante, la Pec viene utilizzata anche dai cittadini in misura sempre più consistente. La PEC italiana ha così acquisito un valore determinante e oggi costituisce un servizio esclusivo nel panorama europeo. È lo strumento concretamente utilizzabile per il domicilio digitale, su cui ricevere tutte le comunicazioni della PA. Ecco perché è importante controllarla giornalmente.

• Molti enti, quali INPS, INAIL, Polizia Municipale estraggono gli indirizzi PEC di professionisti e imprese dal sito Inipec tenuto da Infocamere per conto del Ministero dello Sviluppo Economico. L’indice viene aggiornato con i dati provenienti dal Registro Imprese e dagli Ordini e dai Collegi di appartenenza, nelle modalità stabilite dalla legge. Questi indirizzi sono a disposizione delle PA. Chi vuole inviare una PEC ad una pubblica amministrazione può ricercare l’indirizzo su questo sito.
• Dal 24 maggio 2013 è concesso anche agli avvocati eseguire la notificazione di atti in materia civile, amministrativa e stragiudiziale (in luogo della posta tradizionale o dell’Ufficiale Giudiziario) anche a mezzo pec, mediante l’allegazione dell’atto da notificarsi al messaggio di posta elettronica certificata.

In tal caso la notificazione eseguita si perfeziona in due momenti distinti: per l’avvocato notificante, nel momento in cui il sistema di pec genera la ricevuta di accettazione; per il destinatario, in quello in cui il predetto sistema genera la ricevuta di avvenuta consegna.

Non si può non sottolineare che chiunque abbia una pec potrebbe ricevere atti giudiziari nella casella di posta elettronica certificata e solo per questo – indipendentemente dal fatto di avere letto o meno il contenuto del messaggio – vedrebbe decorrere (e scadere!) eventuali termini di legge per pagamenti, scadenze, impugnazioni e ricorsi vari dell’atto notificato.

Per completezza si precisa che solitamente gli atti giudiziari sono firmati digitalmente dal professionista. In tal caso il destinatario per poter leggere correttamente i documenti allegati al messaggio dovrebbe installare un apposito programma. Nel sito istituzionale dell’Ente nazionale per la digitalizzazione della Pubblica Amministrazione, è possibile trovare un elenco dei produttori del suddetto programma che lo rendono disponibile gratuitamente.

Qualora il ricevente non abbia installato tale programma, si troverà nell’impossibilità di leggere il contenuto dei file firmati digitalmente e non potrà invocare l’ignoranza quale giustificazione a suo favore e nemmeno la forza maggiore.

La casella di posta elettronica è da considerarsi come una vera e propria buca delle lettere o casella postale, sia pure digitale e quindi, come la stessa, dobbiamo controllarla quotidianamente.

3. Ignorantia “pec” non excusat: il caso

Un artigiano coltivatore diretto aveva ricevuto a mezzo pec la notifica di un decreto ingiuntivo – con cui si ingiungeva di pagare una somma di denaro – ma, per mancata installazione di un idoneo programma di lettura, non era riuscito a prendere visione del contenuto del suddetto provvedimento di condanna.

Aveva quindi proposto opposizione tardiva al decreto ingiuntivo – cioè oltre i 40 giorni previsti per legge – chiedendo perciò di essere rimesso in termini dal giorno di effettiva conoscenza dell’atto notificato coincidente con l’intervento di un tecnico informatico.

Tuttavia sulla base del valore legale della Pec e delle sue caratteristiche di cui si è parlato nei paragrafi precedenti, il Tribunale di Mantova con sentenza del 3 giugno 2014 ha rigettato l’anzidetta opposizione a decreto ingiuntivo. Innanzitutto perché tardiva, ma soprattutto in quanto ha ritenuto colposa e non scusabile la mancata installazione del programma per leggere gli atti firmati digitalmente e ha quindi confermato la condanna al pagamento degli emolumenti impagati in favore del lavoratore.

4. Pec: 5 consigli per la ditta o l’azienda

• Controllare periodicamente, preferibilmente ogni giorno, la casella di posta elettronica certificata;
• Salvare il messaggio ricevuto sulla Pec ed i suoi allegati su un idoneo supporto (chiavetta USB o CD ROM);
• Se l’atto e gli allegati ricevuti sono firmati digitalmente, installare un apposito programma per scaricare correttamente detti files – rivolgendosi ad un tecnico.
• Informare immediatamente l’avvocato di fiducia al fine di adottare un’idonea difesa ed evitare di incorrere così in scadenze, decadenze e sanzioni.
• Installare sul pc programmi di lettura di posta come Thunderbird o Outlook, inserire l’account pec ed email; attivare le notifiche o la copia conosciuta sull’indirizzo email ordinario dalle impostazioni del programma. In tal modo chi avrà installato l’email sul cellulare, riceverà una notifica relativa all’arrivo della Pec e potrà tenere sotto controllo la propria posta elettronica certificata, senza necessariamente accedervi dal pc. Starà alla persona decidere se controllare da pc o da cellulare.

5. Quanto costa una pec?

La pec ha un costo da sostenere che solitamente si aggira attorno ai 5 euro l’anno, salvo convenzioni con gli ordini professionali che abbassano ancora più il costo. Tuttavia, vi sono anche offerte gratuite per periodi brevi. Di seguito un elenco di alcuni dei principali provider della pec.

• A. Aruba Pec: costi Il servizio Aruba è tra i più economici-base. Ecco i tagli:
  • 1 GB di spazio per 5 euro più Iva l’anno, 6 euro più Iva dopo il primo rinnovo.
  • Si sale a 25 euro più Iva per 2 GB di spazio e 3 GB di archivio;
  • 40 euro più Iva per 2 GB di spazio e 8 GB di archivio.
  • Si aggiungono 5 euro l’anno per una pec su dominio pre-esistente
• B. Pec di Postecert:
  • Per i privati il costo è di 5,50 euro più Iva, anche questo è molto di livello base, con soli 100 MB di spazio e massimo 200 invii al giorno.
  • Il piano business include 5 caselle Pec con 1 GB e 200 invii. Il prezzo non è a listino, l’azienda interessata deve contattare Poste.
• C. LiberoPec:
  • Per privati è a 9,90 euro più Iva, per 1 GB
  • Per le aziende si sale a 25 euro e non ci sono limiti di spazio.
• D. Register.it: il servizio Pec Register.it è caratterizzato da una prova gratuita di sei mesi.
  • La versione base è a 2,08 euro al mese, quindi più alto della media, ma con 2 GB e servizio di notifica via sms.
  • Si sale a 2,83 euro al mese per 3 GB e a 4,92 euro al mese per 5GB. Sempre più Iva.
• E. Legal Mail di Infocert: il costo di Infocert è di fascia medio-alta.
  • Si parte da 25 euro l’anno più Iva per 5 GB, archivio di sicurezza e notifiche via sms.
  • Si sale a 39 euro per 8 GB e a 75 euro per 15 GB.

6. Obbligo pec per gli automobilisti nel nuovo codice della strada: la proposta

Il nuovo codice della strada, ora in via di modifica, potrebbe contenere l’obbligo ad avere una pec per tutti gli automobilisti, per ricevere le sanzioni (“multe”) per le violazioni dello stesso codice. È una proposta del CNEL, il Consiglio Nazionale dell’Economia e del Lavoro.

Ecco come verrebbe modificato l’articolo 80 del codice della strada: “all’atto dell’immatricolazione dei veicoli, ovvero della revisione periodica degli stessi, l’obbligo per il proprietario di comunicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata (pec) per le notificazioni delle violazioni previste dall’articolo 201 dello stesso C.d.S., in linea con le disposizioni già contenute nel decreto interministeriale 18 dicembre 2017, recante la ‘Disciplina delle procedure per la notificazione dei verbali di accertamento delle violazioni del codice della strada, tramite posta elettronica certificata”.

L’obiettivo è ancora una volta quello di sostenere il domicilio digitale; le sanzioni arriveranno direttamente sulla pec dell’automobilista anziché a mezzo raccomandata cartacea. Ciò avrebbe due vantaggi:

• per l’automobilista, in quanto eviterebbe di dover andare a ritirare alle poste la raccomandata a seguito di avviso di giacenza, perché nessuno era in casa al momento della consegna;
• per la PA, che non subirebbe più i costi della raccomandata cartacea, né il rischio che la sanzione sia recapitata in ritardo – il che spesso consente all’automobilista di proporre ricorso con successo e non pagare la sanzione.

Avv. Marialetizia Polizzi